Wie und warum die Bereinigung der Firmendaten vorgenommen werden sollte

Datenhygiene übenImmer öfter spricht man über Bereinigung von Firmendaten; dieser Vorgang umfasst die Reinigung, Wartung und Überprüfung des Datenbestands, der sich über die Jahre in einem Unternehmen angesammelt hat. Unabhängig von dem spezifischen Tätigkeitsbereich und des Herkunftslands stellt eine korrekte Bereinigung der Unternehmensdaten eine weitreichende Investition dar, da die Ressourcen optimiert, die Zeiten reduziert und die Entscheidungsprozesse gestärkt werden. Die Vorteile der Datenbereinigung sind zahlreich und hängen von der Ausgangssituation ab. Im Allgemeinen können wir behaupten, dass ein direkter Zusammenhang besteht: Je größer die Menge an zu bereinigenden Daten ist, desto größer werden die Vorteile sein, die das Unternehmen umgehend erreichen und bei fortlaufender Bereinigung langfristig aufrechterhalten kann.

VOM E-MAIL-MARKETING ZUM KUNDENSERVICE: ANWENDUNGSBEREICHE

Die Anwendungsbereiche für die Bereinigung von Firmendaten entsprechen den Verwendungen der Daten. In der Zeit des Webs und der Big Data kann jeder Vorgang, der auf Adressen, Telefonnummern und persönlichen Profilen basiert, verbessert und perfektioniert werden, dadurch ergibt sich auch eine präzisere Verwaltung der zur Verfügung stehenden Datenbanken. Die Auswirkungen einer Bereinigung sind in den folgenden Anwendungsbereichen am höchsten:

  • Customer Care

In den modernen Unternehmen antwortet der Kundenservice nicht mit „Guten Tag, wen habe ich am Apparat”, sondern mit „Hallo Francesco, vielen Dank, dass Sie mich kontaktiert haben, wie kann ich Ihnen behilflich sein?” Der Unterschied ist zwar gering, aber ausschlaggebend. Die erworbenen Kunden zu kennen, ermöglicht eine gezielte, schnelle und maßgeschneiderte Hilfe ohne Zeitverluste. Die Sekretärin und das gesamte Team an Telefonisten kann auf dem Display des PCs das eingehende Telefonat (den Chat oder den Skype-Anruf und so weiter) verfolgen. Die Anzeige von Vor- und Nachnamen, Produkten, erworbenen Dienstleistungen, Wohnadresse, Mehrwertsteuernummer und allen sonstigen wichtigen Daten garantiert einen zuverlässigeren und pünktlicheren Service. Die Kundenzufriedenheit hängt auch und vor allem von dem Kundenservice ab, der von dem CRM-System (Customer Relationship Management) geliefert wird. Die Ausübung der Datenbereinigung ermöglicht es, auf diese Anforderungen mit der richtigen Konfiguration und dem richtigen Ansatz zu antworten.

  • Verteilen und Versand von Werbematerial

Es ist unmöglich, von Datenbereinigung zu sprechen, ohne das Verteilen und den Postversand von Werbematerial zu erwähnen. Dieser Anwendungsbereich hat bedeutende Vorteile, wenn die Adressen der Empfänger kontrolliert, aktualisiert und korrigiert sind. Der unkontrollierte Versand kann überflüssige, geringe Kosten bedingen, wenn es einmalig passiert. Wenn es sich aber um einen wiederholten Vorgang mit einer gewissen Häufigkeit handelt, ist es klar, dass die Kosten der nicht erfolgten Zustellung steigen, sowohl in Bezug auf die Zeit als auch die Zahlen: Weniger zugestellte Broschüren und Coupons bedeuten weniger Personen, die Zugang zu den Angeboten, Sonderangeboten und Handelsinitiativen haben. Ähnliches gilt auch für das Verteilen von Werbematerial, bei der die Variable der Geokodifizierung hinzukommt. Stellen wir uns vor, das Werbematerial in einem eingegrenzten Bereich an ein Publikum zu verteilen, das aus Familien mit Kindern besteht. Nach Erfassung der Kontaktdaten müssten diese auf eine Karte oder auf den Navigator oder GPS der Person, die für die Verteilung verantwortlich ist, übertragen werden. Für eine gewinnbringende Verwaltung der Werbeverteilung müssen die Daten nicht nur bereinigt sein, sondern auch in genaue geographische Koordinaten übertragen werden.

  • Zustellung

Wie für die Werbeverteilung haben die Unternehmen auch für die Postzustellung konkurrenzfähige und konkrete Vorteile dank des Übergangs von einem chaotischen und ungenauen Versand auf eine effiziente und schnelle Zustellung, deren Fehlerspanne bei null liegt. Egal, ob es sich um Lebensmittel, Ersatzteile für das Auto, Kleinkinderartikel oder Schnittblumen handelt: E-Commerce, Kaufhäuser und sonstige Geschäfte müssen den Versand nach einem schlichten und flexiblen Modell entsprechend der heutigen Verbrauchererwartungen organisieren. Es ist schwierig, sich vorzustellen, die archivierten Namen in der Kauf- oder Bestellphase kopieren zu müssen und sie zur Zustellung ohne jegliche Kontrolle zu benutzen. Schneller und sinnvoller ist es, die Postadressen der Prüfung durch ein entsprechendes Informatikprogramm zu unterziehen und somit die Bereinigung der Daten mit eventueller Geolokalisierung der Zustellorte vorzunehmen.

  • E-Mail-Marketing

Die Zeit vergeht, aber das E-Mail-Marketing bleibt weiterhin das absolut effizienteste digitale Werbeinstrument, mit einer ROI, der – nach verschiedenen einflussreichen Quellen – bei rund 40 Dollar pro investiertem Dollar liegt (Small Business Trends und sonstige). Die Pflege der Adressen-Datenbank und der Aufbau einer gewinnbringenden Kommunikation werden unter diesem Gesichtspunkt von grundlegender Bedeutung, um die Chance zu erhöhen, die Zielgruppe zu erfassen und die Ziele der Kampagne zu erreichen. Aber wie können die Nachrichten der einzelnen E-Mails personalisiert werden? Und wie kann man sicher sein, dass jede E-Mail ohne Hindernisse an den Empfänger gelangt? Die Antwort heißt in beiden Fällen Datenbereinigung: Die Bereinigung einer Datenbank vor dem Versand bedeutet nicht nur, die unnützen Postadressen zu löschen, sondern auch die Kontaktliste mit wertvollen Informationen zu bereichern, indem zum Beispiel der Name des Empfängers im Betreff oder beim Öffnen der Nachricht hinzugefügt wird.

DIE INSTRUMENTE ZUR AUSÜBUNG DER DATENBEREINIGUNG (AUCH ONLINE)

Bereinigung von Daten und AdressenIm Jahr 2019 ist die Datenbereinigung ein Ziel, das für alle möglich ist, von den kleinsten Unternehmen bis zu den größten und strukturiertesten. Die Instrumente, um eine Bereinigungsstrategie und Datenhygiene umzusetzen, umfassen fortschrittliche Computersoftware, die im Stande ist, mit den Systemen und der Unternehmensstruktur einfach und intuitiv zu interagieren. In diesen Fällen wird von regelrechten Suiten gesprochen, die in das CRM, Data Warehouse, Data Entry-Programme, E-Business und CMS-Plattformen zu implementieren sind. Wir von Egon bieten zwei verschiedene Versionen unserer Suite zur Datennormalisierung, jede mit fortschrittlichen Funktionen.

Das Paket Egon Web richtet sich an alle, die die eigene Informatik-Infrastruktur des Unternehmens aktualisieren und sich den Diensten von Egon via Internet anvertrauen wollen. Über API, WSDL und andere Modalitäten hat der Kunde die Möglichkeit, den Server Egon über Credit-Verbrauch oder mit vorteilhaften Abonnements abzufragen. Höchste Qualität für eine Datenhygiene für alle, mit Smartphone und Tablet, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.

Die Suite Egon On Site sieht die Installation der Software vor Ort auf firmeneigenen Servern vor. Die Kontrolle in diesem Fall ist auf der gesamten technischen Infrastruktur komplett, die zum Betrieb des Systems notwendig ist; sie hat ein höheres Personalisierungsniveau als bei der Online-Version. Egon On Site wird in Zusammenarbeit mit einem unserer Techniker konfiguriert werden. Dann folgt eine Ausbildung, um selbständig die Suite im Batch-Modus, online, mit Enterprise Application (plugin) und Autocomplete nutzen zu lernen.

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