Was versteht man unter dem Begriff „Adressbereinigung“ und wie kann sie am besten genutzt werden?

Address CleansingWenn wir von Adressbereinigung sprechen, beziehen wir uns auf alle Tätigkeiten, die auf die Bereinigung von Daten oder Datengruppen (Datenbank) abzielen. Es handelt sich um eines der wichtigsten bewährten Verfahren für Unternehmen und Firmen, die ihrem Business ein höheres Niveau geben wollen. Dank der Adressbereinigung werden die vorhandenen Daten speziellen Vorgängen unterzogen, um ihre Qualität und somit die Nutzbarkeit in IT-Umgebungen und in den verschiedensten Kontexten zu verbessern. In der Vergangenheit wurde dieser Vorgang per Hand von Technikern und Übersetzern vorgenommen. Heute kann die Adressbereinigung einfacher und schneller dank entsprechender Software zur Adressprüfung vorgenommen werden. Diese können je nach Grad der technologischen Entwicklung, elementare oder sehr komplexe Tasks vornehmen und die Postadressen nach den gewünschten Anforderungen bearbeiten. Sehen wir uns im Detail die Vorgänge der Adressbereinigung an, in unserem Fall, von der Software Egon.

1) KONTROLLE UND KORREKTUR DER DATENSÄTZE JEDER ADRESSE

Die in die Software Egon eingegebenen Daten werden zuerst einer speziellen Kontrolle unterzogen, um mögliche Tippfehler, unvollständige Wörter, Wortwiederholungen, fehlende Leerstellen zwischen Wörtern und Zahlen, etc. zu erfassen. Die Adresse wird nicht grob, sondern durch eine sorgfältige Überarbeitung, Datensatz für Datensatz bearbeitet: Die Adresse, der Gebietscode, der Vor- und Nachname des Empfängers, die Provinz, das Land und alles, was die Daten global komplett macht. Die Korrektur erfolgt automatisch durch den Vergleich der in den digitalen Archiven von Egon vorhandenen Daten. Auf jede nicht automatisch lösbare Unklarheit wird in dem Abschlussbericht hingewiesen. So hat der Nutzer die Möglichkeit, weitere Kontrollen selbstständig oder mit Hilfe von Egon vorzunehmen.

2) KONTROLLE NICHT MEHR AKTUELLER INFORMATIONEN UND AKTUALISIERUNG

Die Fehlerkontrolle wird in die Überprüfung nicht mehr aktueller Informationen integriert. In diesem Fall wird die Adresse bezüglich der Aktualisierung bewertet: Es können Unstimmigkeiten, auch minimale, vorhanden sein, oder der Inhaber der Adresse ist umgezogen, oder der Gebietscode hat sich geändert oder die Provinz wurde abgeschafft. Die Fälle sind unbegrenzt und Egon zieht alle in Betracht, vom ersten bis zum letzten, und dank des direkten Vergleichs mit den vorhandenen Daten werden eventuell nicht mehr gültige Daten durch entsprechende aktualisierte Informationen in mehr als 250 Ländern der Welt in Europa, Asien, Australien, Afrika und Amerika ersetzt.

3) DEDUPLIZIERUNG (DUBLETTEN ENTFERNEN)

Es passiert oft, dass innerhalb einer Adress-Datenbank sogenannte Dubletten vorhanden sind, d.h. Daten, die zwei oder auch drei, vier oder fünf Mal aufgeführt sind. Wenn die Daten per Hand in das Archiv eingegeben werden, besteht häufiger das Risiko, dass eine Adresse mehrmals aufgeführt ist. Auch hier korrigiert Egon Unstimmigkeiten, entfernt Dubletten und weist im Abschlussbericht darauf hin, welche und wie viele Adressen wiederholt auftreten. Die Deduplizierung ist grundlegend für eine effiziente Adressbereinigung, weil durch Dubletten die Marketingtätigkeiten, der Versand von Papiermaterial per Post, der Versand von Newslettern und so weiter bedeutende Verschwendungen darstellen.

4) BEREICHERUNG DER DATEN MIT DEN FEHLENDEN DATENSÄTZEN

Die Datenbereinigung von Egon sieht vor, dass die Daten korrekt, aktualisiert und eindeutig sind und mit den fehlenden Werten bereichert werden. Dies ist ein weiterer wichtiger Schritt, der vorgenommen wird, indem die in den Archiven der Software vorhandenen Daten gekreuzt werden. Wenn zum Beispiel einer Adresse ihre Nummer fehlt, ist es möglich, sie dank des Namens des Inhabers oder des damit verbundenen Unternehmens zu ergänzen. Wenn der Gebietscode fehlt, wird dieser durch Nutzung der restlichen Daten rekonstruiert. Wenn der fehlende Datensatz nicht mit Gewissheit zugewiesen werden kann, werden die wahrscheinlichsten Werte ausgewählt. Im Abschlussbericht am Ende der Prüfung wird alles aufgelistet.

5) FORMATIERUNG JE NACH LAND UND POSTSYSTEM

Die Software Egon zur Adressprüfung nimmt, wenn notwendig, auch die Formatierung der Postadresse im vom Zielland und/oder Postsystem vorgesehenen Output-Format vor. Das ist keineswegs selbstverständlich: Jede Nation der Welt hat ein offizielles Postsystem, das ein besonderes Format erfordert, das durch die Art der geforderten Daten, die Reihenfolge, die Schriftzeichen und vieles mehr bedingt ist. Die Personalisierung umfasst native, transliterierte oder latinisierte Formate sowie die Entscheidung, für jede Postadresse Kleinbuchstaben, Großbuchstaben oder große Anfangsbuchstaben zu benutzen. Eine Auswahl an Optionen, um am besten die Postadresse hinsichtlich der zahlreichen Variablen der Länder und Postsysteme der ganzen Welt zu konfigurieren.

6) ÜBERSETZUNG IN DIE ZIELSPRACHE

Neben den bisher aufgelisteten Tätigkeiten kümmert sich die Software Egon auch um die Übersetzung der hochgeladenen Adresse oder Adressen in die Zielsprache. Auf diese Weise wird eine auf Italienisch, Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch etc. eingegebene Datenbank automatisch in eine der verfügbaren Sprachen übersetzt. Dadurch geht alles schneller und die Fixkosten werden bedeutend gekürzt. Die Output-Datenbank wird bereits in der ausgewählten Sprache verfügbar sein und kann sofort zum Versand an Kunden und Lieferanten oder für andere Arten von Tätigkeiten benutzt werden.

7) GEOLOKALISIERUNG AUF KARTEN, GPS UND ANDEREN VORRICHTUNGEN

Ein weiterer Zusatzvorgang hinsichtlich der Formen von Standard-Datenbereinigung ist die Geolokalisierung auf der Karte. Die bereinigte Adresse wird in diesem Fall in die entsprechenden geographischen Koordinaten übersetzt (Breitengrad und Längengrad) und nachfolgend in die Karte eingegeben (Mapping) oder in GPS-Systeme, virtuelle Georeferenzierungskontexte, Navigatoren und andere Anwendungen übertragen. Mit der Geolokalisierung auf der Karte werden weitere Informationen und Daten zu Erhebungsgebieten, Entfernungen in Luftlinie und zu Fuß, Sehenswürdigkeiten, Lokalisierung durch Straßennamen, Kreuzungen (Ecken) und vieles mehr erhalten  Alles erfolgt automatisch und schnell und ohne Fehlermöglichkeit.

WIE DIE ADRESSBEREINIGUNG ZUM EIGENEN VORTEIL GENUTZT WERDEN KANN

Die Möglichkeiten der Adressbereinigung mit einer Software wie Egon sind enorm. Ausgehend von einer unvollständigen Datenbank, mit Dubletten und nicht mehr aktuellen Daten, wird ein bereinigtes, aktualisiertes, korrektes und komplettes Adressarchiv erhalten, das in dem Standard des Ziellands und des Postsystems formatiert wird und sogar auf Karten oder mobilen Vorrichtungen geolokalisiert wird. Dadurch ist eine deutliche Beschleunigung und Vereinfachung der Tätigkeiten im Bereich Marketing, Controlling und Datenverwaltung möglich. Die Ergebnisse entsprechen den modernen Businessanforderungen. Speditionsunternehmen, E-Commerce, Umzugsfirmen, Versicherungsgesellschaften, Hotelketten, Gartenbau- und Reinigungsunternehmen, Web Agency… sind nur einige Beispiele für Firmen, die aus der Adressbereinigung in dem Land, in dem sie tätig sind, und im Rest der Welt Vorteile ziehen. Um sich von den Vorteilen von Egon zu überzeugen, reicht es auch, die kostenlose Demoversion der Software, die online verfügbar ist, auszuprobieren.

Es genügt, die Felder des Formulars auszufüllen, um einen Username und ein Password zu erhalten, mit denen die Serviceleistungen direkt in den Unternehmensanwendungen oder auf den Internet- oder E-Commerce-Seiten getestet werden können. Die Erkundung der Funktionen von Egon und der Adressbereinigungs-Technologien ist der erste Schritt, um den Business-Horizont zu erweitern und an der Wurzel die durch Fehler bedingten Verschwendungen, Missverständnisse, Nicht-Versand, Warenrückversand und vieles mehr zu beheben. Egon garantiert von der Deduplizierung bis zur Aktualisierung eine exzellente Arbeitserfahrung, ohne dass die verantwortlichen Personen unbedingt eine besondere Ausbildung machen müssen. Fordern Sie weitere Informationen an oder testen Sie unverbindlich die Demoversion von Egon für Ihre Adressbereinigung!