¿Cómo y por qué efectuar la higiene de los datos empresariales?

Efectuar la higiene de los datos empresarialesCada vez más a menudo se oye hablar del saneamiento de los datos empresariales, una práctica necesaria que consiste en la limpieza, el mantenimiento y la revisión del patrimonio informático acumulado por un negocio a lo largo de los años. Más allá del sector específico de actividad y del país de origen, efectuar una correcta higiene de los datos empresariales representa una inversión de gran alcance, destinada en cuanto tal a ser recompensada por razón de la optimización de los recursos, la reducción de los tiempos y el potenciamiento de los procesos decisionales. Los beneficios de la higiene de los datos son múltiples y dependen en cada momento de la situación de partida. En general podemos afirmar que la relación es directa: mayor es el volumen de datos que deben sanearse, mayores serán las ventajas que podrá obtener la empresa de forma inmediata y, si prosigue con la actividad de limpieza, también a largo plazo.

DESDE EL MARKETING POR CORREO ELECTRÓNICO AL SERVICIO DE ASISTENCIA: SECTORES DE APLICACIÓN

Los sectores de aplicación de la higiene de los datos empresariales son tantos como los usos de los propios datos. En la época de internet y de los Big Data, cualquier operación basada en las direcciones, los números de teléfono y los perfiles personales puede mejorarse y perfeccionarse como consecuencia de una gestión más precisa de las bases de datos disponibles. Entre los sectores de aplicación en los que los efectos de un saneamiento son máximos encontramos:

  • Atención al cliente

En las empresas el servicio de atención al cliente no responde con un “Diga, quién es”, sino con un “Hola Francesco, gracias por haberse puesto en contacto con nosotros, ¿cómo podemos ayudarle?”. La diferencia es sutil pero crucial. Conocer a los clientes adquiridos permite ofrecer un soporte específico, rápido y a medida sin la mínima pérdida de tiempo. La secretaria y, junto a ella, todo el personal de operadores, podrán monitorizar en la pantalla del PC la llamada en entrada (o el chat, o la llamada Skype y así sucesivamente), visualizar nombre y apellido, productos y servicios comprados, dirección de residencia, nif-IVA y cualquier otro dato relevante, como garantía de un servicio más fiable y puntual. La satisfacción del cliente depende también y sobre todo de la asistencia suministrada por el sistema de (gestión de las relaciones con los clientes). Practicar la limpieza de datos permite una vez más responder a estas necesidades con la configuración adecuada y el enfoque correcto.

  • Reparto y envío de folletos publicitarios

Imposible hablar de higiene de datos sin citar el reparto y el envío postal de material publicitario. Este ámbito de aplicación aporta beneficios notables en el momento en que las direcciones de los destinatarios son verificadas, actualizadas y corregidas. Enviar una caja cerrada es una acción que puede tener costes superfluos irrisorios, si se consideran de modo puntual. Si en cambio se trata de un paso que se repite con cierta frecuencia, es evidente que los mismos costes por falta de entrega aumentan, pensando tanto en términos de tiempo como de números: una cantidad inferior de folletos y cupones a un lugar de destino concreto significa una menor cantidad de personas que tienen acceso a tus ofertas, promociones y propuestas comerciales. Un discurso similar vale también para el reparto de folletos publicitarios, añadiendo la variable de la geocodificación. Imaginemos que queremos distribuir los folletos publicitarios en una zona delimitada, a un público de clientes formado por familias con niños. Una vez recogidos los datos, tenemos que transferir estos últimos en un mapa, es decir, en un navegador o GPS usado por quien realiza la distribución. Y, de este modo, para una gestión fructífera del reparto de folletos publicitarios, los datos no tendrán solamente que ser limpios sino también traducidos en coordenadas geográficas exactas.

  • Entrega a domicilio

Al igual que para el reparto de folletos publicitarios, así como también para las entregas a domicilio, denominadas también envíos por correo, las empresas pueden obtener ventajas competitivas concretas en virtud del pase de un envío de productos caótico y aproximado a una entrega a domicilio eficiente, rápida y con un margen de error equivalente a cero. Ya sea comida, recambios para auto, accesorios para niños o flores cortadas, no importa: el comercio electrónico, los grandes almacenes y otras realidades deben organizar envíos según un modelo ágil y flexible, a la altura de las expectativas de los consumidores actuales. Es difícil imaginar copiar datos archivados en la fase de compra o de realización del pedido y utilizarlos para la entrega sin ningún tipo de control. Es más lógico y sensato someter las mismas direcciones postales al escrutinio de un programa informático específico y practicar de este modo la higiene de los datos con la eventual geolocalización de los puntos de entrega.

  • Marketing online

Pasan los años pero el marketing online sigue siendo el instrumento de promoción digital más eficaz desde siempre, con un ROI que – según diversas fuentes fidedignas – se sitúa alrededor de los 40 dólares por cada dólar invertido (Tendencias de pequeñas empresas y otros). Cuidar las bases de datos de direcciones y crear una comunicación de éxito se convierten, desde este punto de vista, de vital importancia para aumentar las ocasiones de llegar al público al que se dirige y centrar los objetivos de la campaña. Pero, ¿cómo personalizar los mensajes de cada uno de los correos electrónicos? Y, antes de todo, ¿cómo estar seguros de que cada correo electrónico llega a su destino sin contratiempos? En ambos casos la respuesta se llama limpieza de datos: sanear una base de datos antes de su envío significa no solamente eliminar las direcciones de correo electrónico inútiles, sino también enriquecer con información valiosa la lista de contactos, añadiendo por ejemplo, el nombre del destinatario en el objeto o en la apertura del mensaje.

LOS INSTRUMENTOS PARA PRACTICAR LA HIGIENE DE LOS DATOS (INCLUSO ONLINE)

Limpieza de datos y direccionesEn el año 2019, la higiene de los datos es una meta al alcance de todos, desde los negocios más pequeños a los más grandes y estructurados. Los instrumentos para llevar a cabo una estrategia de saneamiento e higiene de los datos incluyen software informático a la vanguardia, capaces de interactuar con los sistemas y la estructura empresarial de modo sencillo e intuitivo. Se habla en estos casos de verdaderas y propias suites para implementar en CRM, almacenamiento de datos, programas de entrada de datos, negocios online y plataformas de CMS. Nosotros de la empresa Egon proponemos dos versiones diferentes de nuestra suite para la normalización de los datos, cada una de ellas con funcionalidades avanzadas.

El paquete Egon Web está dirigido a quien no tiene la necesidad de actualizar su propia infraestructura empresarial informática y desea apoyarse en los servicios Egon vía Internet. Mediante API, WSDL y otras modalidades, el cliente tiene la posibilidad de preguntar al servidor Egon en un pago único, según el consumo mediante créditos o también con fórmulas de suscripción convenientes. Calidad de máximo nivel para una higiene de datos al alcance de la mano, incluso a través del smartphone y la tablet, 24 horas al día los 365 días del año.

La suite Egon on site prevé la instalación del software localmente en un servidor de propiedad de la empresa. El control en este caso es completo sobre toda le estructura técnica necesaria para la operatividad del sistema, con un nivel de personalización superior a la versión online. Egon on site se configurará colaborando con uno de nuestros ténicos. A continuación, se celebrará una sesión de formación para aprender a utilizar autónomamente la suite con modalidad batch, online, enterprise application (plugin) y autocomplete.

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